Gestión de gastos empresariales: la vía para que las empresas ahorren mucho

● La gestión de gastos puede reducir los costos de su empresa hasta en un 8%
● Uno de cada 10 viajeros presenta al menos un gasto duplicado incorrecto y cada error representa un monto promedio de 50 dólares.

De acuerdo a un estudio realizado por Wakefield y auspiciado por SAP Concur, dentro de los encuestados latinoamericanos, en los próximos meses, prácticamente la totalidad (99%) está dispuesto a retornar los viajes de negocios. Si queremos ahondar aún más, de ellos, un 77% se manifestó "muy dispuesto", muy por encima del 65% del promedio mundial.

Los vuelos de negocios forman parte importante en el desarrollo de muchas organizaciones. El mismo sondeo detectó que 8 de cada 10 ejecutivos considera que la imposibilidad de viajar lastima su carrera profesional. Las cifras son parejas cuando el encuestado trabaja ya sea en una empresa grande como en una más pequeña, o en una con muchos empleados o con pocos.

Antes de la pandemia, para muchas compañías los viajes solían representar el segundo mayor centro de gasto controlable, superado únicamente por los salarios. Si las condiciones continúan a favor para retomar las rutas, las organizaciones deberán nuevamente tener esto en consideración para el control inteligente de esos costos. Uno de los grandes aprendizajes del Covid-19 a nivel organizacional es la importancia de la digitalización y automatización de todas las áreas y procesos, porque no solo es estratégico, sino también está demostrado que genera rentabilidad.

Por otro lado, a medida que la pandemia se estabiliza, las personas han integrado como parte de sus vidas las medidas sanitarias y mientras las estrategias de vacunación avanzan en cada uno de los países, en algunos lugares los viajes ya están comenzando a reactivarse. En el caso de Chile, de acuerdo con cifras de la Junta Aeronáutica Civil (JAC), durante el mes de agosto se registró un incremento del tráfico aéreo del 543,5% con respecto al mismo mes de 2020. ¿Tendrán que ver los viajes de negocios en este aumento? Quizás.

Eliminar el exceso de costos y aumentar el ahorro es algo fundamental ahora, donde cada punto de eficiencia puede ser esencial para la continuidad del negocio. Sin embargo, a pesar de las evidentes ventajas, no son pocas las empresas que no se han modernizado aún y siguen registrando y detallando los gastos de viajes manualmente planillas de Excel o en papel en donde los ejecutivos deben, por ejemplo, pegar boletas y voucher de compras para poder rendirlos como parte del protocolo interno. Este tipo de procesos es una invitación a cometer equivocaciones: uno de cada 10 viajeros presenta al menos un gasto duplicado incorrecto y cada error representa un monto promedio de 50 dólares (es decir, uno poco más de $40.000).

La gestión de gastos inteligente como disciplina permite a las empresas generar ahorros, controlar el flujo de dinero, evitar fraudes y permitir a las áreas administrativas concentrarse en agregar valor al negocio en lugar de pasar infinitas horas revisando tickets, preparando liquidaciones o confirmando inconsistencias en una rendición. El regreso paulatino a los viajes de negocios genera una nueva oportunidad: decidir por la automatización para la gestión de gastos.

Experiencias de empresas que han optado por tecnología inteligente

Generar una gestión inteligente de gastos y rendiciones fue objetivo de Juan Pablo Raby, CIO de Grupo Kaufmann, quien explica cómo la solución de SAP Concur les ha ayudado a la innovación de todos los equipos de trabajo, con soluciones para mejorar los procesos en áreas logística, administrativas y de venta.

Lo que hasta hace un tiempo era un trabajo manual a través de planillas y formularios, hoy es mucho más eficiente y seguro porque no hay riesgo de que se pierdan los documentos y solo se requiere la nube.

"Con la solución hemos mejorado mucho los procesos. En particular dos cosas nos han ido facilitando la aplicación: por un lado, la digitalización de los documentos y, por otro, la integración con las tarjetas corporativas para la rendición de los gastos. En ese sentido, las aprobaciones más sencillas y la gestión que hay para facilitar los procesos ha tenido un impacto positivo relevante, sobre todo en Chile y Perú", explicó el CIO de Grupo Kaufmann.

Por su parte, Polpaico, empresa líder en la producción de cemento y hormigón premezclado en Chile, también eligió SAP Concur para automatizar y optimizar su gestión de gastos.

Antiguamente estas tareas administrativas demandaban enormes cantidades de tiempo y esfuerzo; la gestión de gastos se realizaba con planillas de cálculos y firmas manuales de las rendiciones, que luego debían contabilizarse y liquidarse en tesorería, lo que además hacía más compleja cualquier tipo de auditoría o análisis para saber cuánto se gastaba por área o cómo afectan esos gastos a los costos de la empresa.

Como parte de su proyecto de aceleración digital, la empresa digitaliza al 100% este proceso y lo hizo perfectamente trazable. La posibilidad de cargar los comprobantes directamente tomando una fotografía al original, disminuyó de manera notable la cantidad de errores y, además, facilitó la adopción, ya que se trata de una operación muy sencilla para los usuarios.

"No solo nos permitió mejorar los procesos, sino que además nos brinda una visibilidad completa del panorama de gastos y nos permite llevar adelante un control de 360 grados. Ahora tenemos usuarios más contentos y un proceso más veloz, controlado y trazable", señaló Iber López, CIO de Polpaico.

Averigua cómo la gestión de gastos puede reducir los costos de su empresa hasta en un 8% acá:
https://www.concur.cl/resource-center/ebooks/como-la-gestion-de-gastos-puede-reducir-los-costos-de-su-empresa-hasta-en-un-8

Conocer más de SAP Concur en https://www.concur.cl/self-guided-demo-expense#/